Planificación y Gestión de Proyectos de Telecomunicaciones

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos y en un tiempo determinado.

Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, la modificación al hogar, o la construcción de un mueble), profesionales (la creación de una empresa, o la construcción de una estructura) o investigativos (un proyecto científico), posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente con la meta u objetivo establecido.

Fases de un Proyecto

Un proyecto tiene 3 grandes etapas o fases:

Planificación (identificación, diseño, etc)
Ejecución
Cierre o Entrega (seguimiento y puesta en marcha)

Proyecto de Telecomunicaciones

La planificación de un proyecto de telecomunicaciones, es una actividad profesional que maneja los conceptos tecnológicos generales, como también, aquellos conceptos económicos, financieros, estratégicos y de marketing que participan en la generación de negocios.

De esta manera, la puesta en marcha de los negocios en telecomunicaciones, debe considerar no tan solo el análisis y diseño técnico del sistema, sino que también un análisis del entorno de la actividad, con el fin de visualizar la viabilidad de cada uno de los emprendimientos.

Fases de un Proyecto de Telecomunicaciones

La planificación de un proyecto de telecomunicaciones, generado en los niveles técnicos, conlleva las siguientes fases:

Fase 1: Análisis a Nivel de Planificación Tecnológica

Presentar el preanálisis al jefe
Análisis regulatorio
Factibilidad tecnológica
Demanda sobre servicios
Implementación técnica

Fase 2: Análisis a Nivel de Planificación Estratégica

Análisis del entorno y misión de la compañía
Inteligencia de mercado
FODA

Fase 3: Análisis a Nivel de Planificación Comercial y de Negocios

Resumen tecnológico y estratégico
Análisis económico, financiero y comercial
Plan de negocio
Estructuración y prexación del proyecto global

Fase 4: Análisis y Discusión Superior

Marketing interno
Presentación del proyecto a GG

Fase 5: Autorización de los Accionistas o Dueños de la Compañía

Presentación final para autorización de presupuesto

Fase 6: Procesos con Proveedores Tecnológicos

RFI RFP RFQ
Etapas de selección de checklist
Etapa de adjudicación
Etapa contractual (contrato)
Etapa de despliegue de la red y de aceptación comercial
Etapa operatoria marcha blanca
Pago de suministro cierre contrato

Planificación

Tradicionalmente, el concepto de planificación conlleva los procesos de organización, dirección, ejecución, supervisión y control.

Actualmente, por tratarse de procesos de negocios dinámicos, la actividad de planificación está referida a los procesos estratégicos de cada empresa.

Planificación

El objetivo general de la planificación en un medio competitivo, es conocer las principales etapas y métodos de la planificación estratégica, con el fin de poder definir los planes y determinar las estrategias, administrando adecuadamente las estructuras organizacionales, optimizando la asignación de recursos humanos y materiales, con el conocimiento de los análisis FODA, para conocer las fortalezas y debilidades de la empresa, como también de las oportunidades y amenazas del medio.

Planificación

La planificación en una empresa, debe ser considerada una unidad organizacional que satisfaga las necesidades de conocer los acontecimientos futuros determinando: medios – metas – planes para obtener dichas metas.

Planificación

La identificación o elección de las metas es trivial, puesto que una empresa debe intentar poseer las siguientes características entre otras: un mayor beneficio económico – óptima posición del mercado – la calidad satisfactoria de sus productos o servicios – satisfacción personal – solidez tecnológica – buena imagen al exterior – excelentes técnicas de marketing

Planificación Estratégica

La planificación convencional para convertirse en planificación estratégica deberá satisfacer las siguientes etapas:

Decisión respecto a la política o estrategia que conviene a la empresa en el período de planificación
Determinación de los objetivos, que constituyen los fines concretos a conseguir dentro de las políticas de la empresa
Programación de las acciones mediante las cuales se espera alcanzar los objetivos
Cálculo o estimación de los presupuestos correspondientes

Planificación Estratégica

La planificación generalmente propone un proceso secuencial de la forma:

Estrategia → Objetivos → Programas → Presupuestos

Política o estrategia es el resultado general que se desea conseguir en el período de tiempo que contempla la planificación.

Es una intención de carácter cualitativo, para lo cual no se necesita un conocimiento detallado de la mecánica, técnica detallada u operativa de la empresa, sino que cierta información previa acerca de su estado económico, financiero y tecnológico, de sus posibilidades dinámicas y sobre todo de la coyuntura actual y previsible del sector y del mercado.

Objetivos, son la proyección de dicha estrategia sobre determinados aspectos parciales de su actividad. Entonces, los objetivos son los resultados concretos a conseguir y deben expresarse cuantitativamente, siendo un conjunto coherente cuyo logro lleve consigo el cumplimiento de la estrategia con arreglo a la cual se han establecido.

Programas, son las relaciones detalladas de actuaciones que aseguran la consecución de los objetivos, son planes concretos, previstos secuencialmente en el tiempo y divididos por clase de actividad de la empresa o grupos funcionales de la misma, de cuyo conjunto se deduce la naturaleza y cantidad de los medios financieros, materiales, equipos, personal, etc, necesarios a lo largo del período de planificación.

Presupuestos, son una versión específica del programa en lo referente a los desembolsos necesarios para el cumplimiento de las actuaciones previstas.

Análisis Estratégico: Modelo de Porter

Este modelo permite realizar un análisis estratégico de la “industria”, permitiendo identificar, la estrategia que se puede utilizar a nivel empresarial.

Poder de negociación de los proveedores
Poder de negociación de los clientes
Amenaza de nuevos entrantes
Amenaza de productos sustitutos
Rivalidad de los competidores
Barreras de entrada
Barreras de salida

Las principales características de la planificación estratégica son:

Segmentación del mercado y su análisis focalizado
Estructura organizativa
Inteligencia de mercado
Análisis de competencia
FODA

La Inteligencia de Mercado

La inteligencia de mercado o Intelligence Market, se refiere al análisis que se debe realizar al enfrentar cualquier tipo de negocio, especialmente si el medio ambiente y las condiciones están relacionadas con una libre competencia y desregulación.

Dentro de los principales aspectos a considerar:

Marco regulatorio
Segmentación de mercado
Análisis de la información

Aspectos Regulatorios

Estándares de telecomunicaciones
Fabricantes
Entidades regulatorias
Aspectos legales
Derecho de los proveedores
Derecho de consumidores

RFP

¿Qué es una Propuesta?

Es un tipo de documento de adquisición que se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios para un proyecto. Si se decide en el proyecto comprar una parte del trabajo, se convoca a proveedores a través de este documento.

¿Para qué se Realiza?

En este documento, se describen el tipo de trabajo a cotizar, las condiciones de contratación y el tipo de requerimientos adicionales que cada proveedor potencial debe entregar, como su experiencia con el trabajo solicitado, una lista de sus clientes, información financiera, etc.

¿Qué Especificaciones Debe Tener?

Especificación del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible
Información que se requiere del oferente, como el valor, las personas que liderarán el proyecto, responsabilidades que asumirá, un cronograma, y la experiencia de la empresa en el área, por ejemplo
- Criterios para selección o descalificación de proponentes
- Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas para entrevistas y visitas si las hay.
- Cualquier requerimiento de confidencialidad
- Elementos legales de la posible contratación

Ventajas de Usar un RFP

Toda adquisición de servicios o productos debiera basarse siempre en un RFP ya que este documento define las características (obligatorias y deseables) así como las restricciones de cualquier servicio.

Se evitan problemas como:

Se adquiera un servicio o producto distinto al que se requiere
El proveedor no cumpla con las expectativas del cliente
Se genere una propuesta con un costo distinto (muy bajo o muy alto) con respecto a lo que realmente se requiere
Se pierda tiempo de forma innecesaria en la negociación con proveedores
Se entreguen requerimientos distintos a diversos proveedores (en el caso de licitaciones o procesos similares de búsqueda de ofertas de varias empresas)

Un RFP se convierte en parte del proceso de compras de una organización, el cual inicia con la evaluación de las necesidades y termina con la entrega del producto o servicio.