Gestión de Inventarios en Empresas

FALSO.

Al igual que en el sistema de producción Toyota, el sistema laboral en Chile es del tipo multifuncional.

VERDADERO

La base del modelo de Toyota está en el autocontrol de la calidad.

Explique el concepto de Andón mencionado en el Modelo Toyota y explique su relación con el concepto de autocontrol.

Resp: El Andón es un sistema de control visual que consiste en un tablero luminoso ubicado a una altura suficiente, en el cual mediante un cuadro de luces se indican los errores, fallas y paradas de la línea de fabricación. Este mecanismo permite mediante el autocontrol indicar cualquier funcionamiento considerado como anormal dentro del proceso por su propia cuenta.

Explique en qué consiste el nivelado de producción en el modelo Toyota.

Resp: Es el caso del just in time, consiste en hacer los pedidos cada vez más pequeños y frecuentes, lo que permite disminuir el inventario en bodega y aumentar el control de éstos.

ALMACENAMIENTO INVENTARIO

El inventario incluye todos aquellos bienes y materiales que se utilizan en los procesos de producción y de distribución. Son parte del inventario de una empresa las materias primas, los componentes y partes, los subensambles, los productos terminados y todos los suministros necesarios para su producción y distribución.

¿POR QUÉ MANTENER INVENTARIO?

Los beneficios de un inventario bien administrado siempre superan los costos de mantenerlo. La ausencia del inventario adecuado puede detener el proceso productivo. La falta de algún componente puede interrumpir una línea de ensamble, dejando productos incompletos. Una maquinaria muy cara puede quedar fuera de uso por la falta de algún repuesto. Un paciente puede morir por falta de plasma. El proceso de aprendizaje de los alumnos se puede ver perturbado por la falta de libros adecuados en la biblioteca. Y en muchos casos, si el producto que quieren no está disponible inmediatamente, los clientes pueden irritarse y llevar su negocio a otra parte. La disponibilidad del ítem correcto en el lugar correcto en el momento correcto permite que la organización alcance sus objetivos de servicio al cliente y de rentabilidad. Pueden diferir las medidas de performance de empresa a empresa, pero todas necesitan administrar adecuadamente sus inventarios.

LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO

Un sistema de administración de inventarios es un grupo de procedimientos que permiten cumplir con los planes establecidos. Estos sistemas incluyen un paquete de reglas y guías para la toma de decisiones en distintas situaciones. Usan su capacidad de procesamiento de información para determinar la naturaleza de diferentes situaciones a medida que éstas aparecen en el horizonte de planeamiento. Usando las variables de decisión, el sistema toma decisiones en forma automática, basándose en modelos explícitos. En otras situaciones menos estructuradas, el sistema da información al usuario, requiriendo la participación humana.

Las decisiones de inventarios se entremezclan con las decisiones de planeamiento de la capacidad y con las fases de ejecución y control de las operaciones.

Por ejemplo, el tamaño de la planta de producción y el planeamiento acorde determinan el inventario necesario para cubrir una temporada pico. El tipo de proceso (líneas, talleres, etc.) afectan al inventario de productos en proceso. Las decisiones con respecto a los métodos de distribución y el número de depósitos afectan al inventario de productos terminados. La administración del inventario de cada ítem individual incluye los principios, conceptos y técnicas de decidir qué pedir, cuánto pedir, cuándo se necesita, cuándo pedirlo y cómo y adónde almacenarlo. Las decisiones a cada uno de estos niveles deben ser consistentes con las decisiones en todos los demás y deben apoyar los objetivos de la organización en dos puntos:

• Definir los niveles deseados de servicio al cliente, y
• Lograr los objetivos de inversión en inventarios

¿A DÓNDE COMENZAR?

El gerente a cargo de los inventarios debe comenzar por determinar los límites, la magnitud y la composición del inventario total de la organización para poder tomar decisiones que sean racionales en términos de los objetivos de la organización y de la naturaleza de cada situación presentada. El punto es que no hay un modelo de inventario, ni grupo de reglas de decisión, ni sistema administrativo que sea apropiado para todas las situaciones, ni siquiera para todas las situaciones dentro de la misma empresa. El gráfico adjunto muestra un diagrama de flujo útil para el desarrollo de un sistema de administración de inventario adecuado a la organización.

CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS POR FUNCIONES

La principal función del inventario es como buffer, es decir, actúa de «colchón» entre dos niveles distintos. Se usa inventario para absorber el shock entre la demanda de los clientes y la capacidad de producción de la planta, entre los requerimientos de la línea de ensamble final y la disponibilidad de componentes, entre las materias primas necesarias en un proceso y los tiempos de entrega de los proveedores, entre los materiales que son input de una operación y los que son output de la operación previa. El inventario separa (decouples) la demanda de su dependencia inmediata de la fuente de suministro. Entonces, la clasificación más clásica de los inventarios de acuerdo con sus funciones es la siguiente:

1.- Inventario de Anticipación: Una organización puede necesitar producir o comprar inventario adicional debido a un cierre por vacaciones, periodos pico de ventas, promociones especiales, posibles huelgas, etc. El inventario de anticipación así acumulado le permite manejar tanto un aumento esperado en la demanda o una falta esperada en los materiales. Hay que tener en cuenta que los inventarios de anticipación son distintos a los de especulación, ya que estos son construidos para tomar ventaja de costos actuales o para anticiparse a una subida de precios en forma especulativa.

2.- Inventario de Ciclo o por Tamaño de Lote: A veces las tasas eficientes de producción son muchos mayores que las de consumo. Por ejemplo, el proceso de producción de matrices para carburadores se realiza a un ritmo mucho mayor que la venta de automóviles que utilizan ese carburador específico. Un método más lento de producción con un ritmo igual al de la venta de autos sería mucho más caro que la producción intermitente. El ahorro en costos de producción y compra lleva al uso de los métodos intermitentes para producir bienes y materiales en una cantidad (tamaño de lote) suficiente para cubrir una demanda relativamente estable durante periodos prolongados. Como consecuencia, aparece el inventario de ciclo. De todas formas, la reducción de los lotes al tamaño mínimo que asegure el menor inventario posible y la mayor flexibilidad es un constante desafío para las áreas de producción y distribución.

3.- Inventario de Tránsito (de Transporte): No siempre los pasos de un proceso productivo se realizan físicamente en el mismo edificio. En realidad, los componentes normalmente se fabrican en un lugar del país (o del mundo) y se envían a otra localidad para su ensamble. De la misma manera los productos terminados normalmente se transportan a depósitos, centros de distribución, locales mayoristas o minoristas o clientes. Para no interrumpir los procesos a veces debe mantenerse inventario en tránsito a todo momento, de allí su nombre. Aunque hay una tendencia natural a no considerar estos inventarios y su costo total, debe tenerse en cuenta que también representan capital inmovilizado, están sujetos a deterioro, daño, seguros, impuestos, pérdidas y costos por su movimiento (handling costs). Los inventarios en tránsito existen y cuestan dinero, y su costo (TRIC, por Transportation Inventory Cost), que es una función del costo de mantenimiento, el volumen en tránsito y el tiempo en tránsito, puede ser calculado de la siguiente manera: TRIC = k x R x C x t, Adonde, K = costo de mantenimiento del inventario en tránsito, basado en el costo de capital, seguros, robo, etc. (no incluye costo de envíos). R = requerimientos por periodo (demanda). C = costo unitario. T = tiempo en tránsito.

4. Inventarios de Fluctuación: Existen fluctuaciones de demanda y de oferta, y no es realista esperar que la demanda y la oferta de los bienes sean perfectamente predecibles. Como mucho, se puede conocer un rango. Hay inventarios que se utilizan para permitir un flujo constante en la producción. Estos inventarios se conocen como stock de seguridad o de reserva. Permiten que la organización sirva a sus clientes aún cuando la demanda por el servicio o bien supera lo esperado o cuando la entrega de insumos demora más de lo previsto.

5. Repuestos: Hay por lo menos tres motivos para clasificar los repuestos por separado. El primero es que normalmente tienen una demanda muy baja y errática. El segundo es que el costo de no tener un repuesto en el inventario puede ser muy alto, dejando sin funcionar una máquina o línea. Y el tercer motivo es resultado de los dos anteriores, y es que el cliente, en general, no solamente está dispuesto, sino además conforme con pagar un precio mucho más alto que el costo de producción por un repuesto. Por ello, los ahorros que se consiguen al tener un repuesto en stock justifican su mantenimiento por períodos largos de tiempo. ¿Quiénes mantienen inventario de repuestos?

• Usuarios de las maquinarias que puedan necesitar esos repuestos,
• Fabricantes de esas maquinarias de las cuales los repuestos son componentes,
• Fabricantes de los repuestos, y
• Organizaciones cuyo negocio sea proveer de repuestos a otras empresas.

EN SÍNTESIS

Históricamente, las empresas han considerado a los inventarios como activos que pueden ser fácilmente convertidos en efectivo y cumplen funciones específicas. Pero las nuevas percepciones, el enfoque del Just In Time (JIT) ven a los inventarios como cargas de la empresa, un desperdicio que esconde problemas en las operaciones y no agrega valor. El desafío de los gerentes de operaciones es minimizar los tiempos de set-up, mejorar la calidad y aumentar la flexibilidad de los sistemas productivos para reducir al mínimo la necesidad de mantener inventarios.

GESTIÓN DE INVENTARIOS

Históricamente la gestión de inventarios ha sido orientada casi exclusivamente a la maximización del índice de rotación o minimización de la cobertura de inventario. Sin embargo, la reducción de los márgenes de comercialización, y actualmente la crisis económica generalizada, impulsan a las empresas a aplicar metodologías que permitan un enfoque más integral, incorporando otros objetivos tales como: reducción de los niveles de venta perdida como consecuencia de los quiebres de stock y la reducción costos logísticos y de transporte. En la práctica de las empresas es posible visualizar dos tipos de enfoque para abordar este tipo de problema.

Un primer enfoque que denominaremos «intuitivo», consiste en establecer una cobertura (o rotación) deseada común para todos los productos e intentar definir lotes de reabastecimiento que permitan acercarse a esas metas de cobertura. En algunos casos, estas metas son diferenciadas por categorías de productos (ej.: categorías A, B, C). Es posible identificar al menos dos problemas con este enfoque: En primer lugar, no es razonable pretender igual cobertura para productos que tienen características tan disímiles como: demanda promedio, variabilidad de la demanda, costo unitario y lead time. Incluso, cuando las metas de cobertura están diferenciadas por categoría de productos, el error es significativo. Basta pensar en la gran diferencia existente entre el primero y el último de los productos de una categoría. El segundo gran problema de este enfoque intuitivo radica en la falta de especificación de un nivel de servicio objetivo (disponibilidad de productos) y la no evaluación de los costos logísticos y de transporte involucrados.

El segundo enfoque, que denominaremos «pseudo optimizante», intenta aplicar modelos matemáticos difundidos en la literatura académica. El modelo de este tipo más difundido determina un tamaño de «lote económico» en base a un modelo propuesto el año 1913 y un stock de seguridad basado en una fórmula, que intenta alcanzar una meta de nivel de servicio que pocos comprenden su significado. Las principales debilidades de este enfoque radican, por una parte, en la dificultad práctica de estimar el costo de ordenamiento utilizado en la expresión del «lote económico» y por otra el desalineamiento existente entre la medida de nivel de servicio implícitamente usada y en la medición del nivel de servicio real que interesa a los ejecutivos controlar. Adicionalmente, este tipo de modelo ha sido desarrollado asumiendo una revisión continua del inventario, sin embargo, en la práctica el inventario se revisa de manera periódica.

Los resultados reales obtenidos a través de cualquiera de estos dos enfoques son más desilusionantes si se repara en que normalmente se utilizan datos contaminados para efectos de las estimaciones de demanda. Entendemos como datos contaminados aquellos que no han sido debidamente desestacionalizados, y/o utilizan cifras de venta histórica contaminadas por promociones, remates de productos y quiebres de stock.

FUNCIONES GENERALES DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS: Para fines de claridad de la exposición, es conveniente identificar cinco funciones relevantes e interrelacionadas que comprende la gestión de inventarios. La función más básica es el registro de transacciones y saldos de stock. Específicamente, consiste en el registro fidedigno de: ventas históricas reales, recepciones en bodega, saldos de stock físico y en tránsito de cada producto. La adecuada realización de esta función depende de las tecnologías de información disponibles y la existencia de procedimientos bien definidos al interior de las empresas. La implementación de sistemas ERP en la última década ha contribuido al mejoramiento de la ejecución de esta función.

Otra función relevante es el proceso de elaboración de estimaciones de demanda futura. Esta función incluye la utilización de modelos y parámetros adecuados de pronóstico, la «descontaminación» de los datos históricos de venta y la visualización oportuna del efecto que generarán sobre la demanda eventos futuros tales como promociones.

Una tercera función es la planificación de inventario, que incluye la elección del modelo de revisión de inventario más adecuado (ej.: revisión continua o periódica) y la determinación de los parámetros de reordenamiento más adecuados para cada producto, de modo de alcanzar las metas definidas por la gerencia de la empresa. La adecuada realización de esta función requiere el uso de modelos matemáticos de optimización.

La cuarta función corresponde a la generación rutinaria de órdenes de reposición. Esta tarea se realiza comparando los niveles de stock actuales (físico y en tránsito) con los parámetros de reordenamiento definidos en la planificación de inventario anterior.

La quinta función es el control de gestión, que consiste en comparar los niveles reales de inventario, servicio y costos logísticos con los correspondientes valores planificados. Esto es retroalimentación para identificar las causas de las eventuales desviaciones. Continuaremos profundizando el análisis, comenzando por la función de Planificación de Inventarios. Con este fin, en primer lugar, propondremos una clasificación de Sistemas de Inventario.

CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INVENTARIO
Desde el punto de vista estructural es posible clasificar los sistemas de inventario en Sistemas de Producción: se refiere al caso de empresas manufactureras en que existe un proceso de transformación (física y /o química) de un conjunto de materias primas en un conjunto de productos terminados. En esta situación, es posible distinguir cuatro tipos de inventario: Materias Primas, Productos en Proceso, Productos Terminados y Repuestos.
Inventario y Sistemas de Inventario Puro: corresponden al caso de empresas comercializadoras (importadoras, retailers, mayoristas y distribuidoras) las cuales adquieren los productos y los comercializan sin efectuar ningún proceso de transformación mayor. Esta clasificación general no descarta la situación real de ciertas empresas con algunos productos pertenecientes a la primera categoría y otros a la segunda.

El caso más simple, esto es un Sistema de Inventario de un nivel. Es decir, una empresa que adquiere los productos, los almacena y luego los vende a sus clientes.

Por su parte, la figura 1.b) grafica un Sistema de Inventario de dos Niveles, en el cual existe un nivel de almacenamiento centralizado y un nivel de almacenamiento distribuido (bodegas regionales o locales de venta). En este caso, en una misma empresa pueden coexistir productos con almacenamiento centralizado y productos abastecidos directamente por los proveedores a los locales de venta. Desde el punto de vista operacional, en el nivel central pueden coexistir productos con almacenamiento tradicional y productos administrados con el enfoque Cross Docking.

Los modelos matemáticos disponibles para abordar la planificación de inventario en el Centro de Distribución y los Locales de Venta son similares. La principal diferencia entre ambos problemas radica en el tamaño de los problemas de planificación y en las aleatoriedades presentes.

ROLES DEL INVENTARIO: el ASSORTMENT, implica ofrecer un amplio catálogo y la posibilidad de adaptar algunos productos de acuerdo con los requerimientos de los clientes, en términos de variedad de productos. Esto implica ofrecer un amplio catálogo y la posibilidad de adaptar algunos productos de acuerdo con los requerimientos de los clientes.
Para un retailers, esto significa la oferta de una gran variedad de productos alternativos en las góndolas. Es posible que exista un trade off entre adaptabilidad y tiempo de respuesta. Si los productos son adaptados de acuerdo con las Ordenes de los clientes, se requerirá algún tiempo para esta operaci6n y consecuentemente los clientes deberán estar dispuestos a esperar. Si se ofrece una gran variedad de productos con cero tiempos de espera, será necesario mantener una amplia variedad de productos en inventario, muchos de los cuales tendrán una rotación baja y demanda difícil de pronosticar. Sin embargo, la variedad puede constituirse en un medio para atraer clientes. En consecuencia, puede generarse una retroalimentación positiva cuando la variedad incrementa la demanda.

El rol más tradicional de los inventarios se asocia con su capacidad de satisfacer la demanda en forma oportuna y eficiente en términos de costo. Menos obvio, es que a veces el inventario puede ser utilizado para generar demanda. Para entender esto, basta pensar en la asignación de espacio en góndolas de un retailers. Aun menos obvio, es la capacidad del inventa rio para detectar demanda.

Dentro del rol más tradicional del inventario, que consiste en satisfacer oportunamente la demanda al menor costo, es posible distinguir distintas categorías de inventario.
Una primera categoría es el inventario que se genera por la presencia de costos de fijos de ordenamiento. Estos costos, que son independientes de la cantidad ordenada, generan la necesidad de reordenar en lotes de un tamaño tal que permita minimizar los costos de ordenamiento e inventario. Al inventario asociado a esos lotes se le denomina inventario de ciclo. Aun en casos que no existe costo de ordenamiento, es necesario generar inventario para un adecuado acoplamiento entre demanda y capacidad. Consideremos un artículo cuya demanda es fuertemente estacional.

En la logística de distribución la capacidad limitada de transporte y su costo pueden constituirse en factores generadores de inventario. Específicamente, se generará un cierto inventario de ciclo si transportar lotes pequeños es antieconómico o el número de vehículos es limitado y sus capacidades necesitan ser plenamente utilizadas despachando camiones llenos. Existen casos en que se tiene información relativa a futuras alzas de precio de los productos. Cuando esta información tiene certeza y como resultado de una evaluación se decide adquirir inventario extra, es posible hablar de un inventario de anticipación. Sin embargo, cuando el inventario extra se genera en base a información de alza de precios incierta, se habla de un inventario especulativo.

Normalmente es natural pensar en el inventario almacenado en una bodega. No obstante, puede existir inventario en movimiento como ocurre con el inventario en tránsito. Para entender esta situación consideremos una empresa que importa un producto desde China. El producto es transportado en buque, el tiempo total de viaje es de un mes, y la demanda es constante e igual a 500 unidades por mes. Si la empresa emite una orden de reabastecimiento cada mes, cada mes emitirá una orden por 500 unidades, justo cuando la orden previa haya sido recibida. En cada instante de tiempo, habrá siempre un barco viajando con 500 unidades. Si la empresa se reabasteciera una vez al año, el tamaño del lote de reabastecimiento seria de 6000 unidades, y durante el mes siguiente a la emisión de la orden habrá un inventario en tránsito de 6000 unidades. Durante el resto de los meses del año el inventario en tránsito será cero, pero siempre el inventario en tránsito promedio anual será de 500 unidades. El ejemplo anterior nos ensena que le inventario en tránsito promedio es constante y consecuentemente la única forma de reducirlo es disminuyendo el lead time.

Otra categoría de inventario se genera como consecuencia de la aleatoriedad de la demanda y/o el lead times y el interés de las empresas por ofrecer un adecuado nivel de servicio a sus clientes. A este se le denomina inventario de seguridad. No obstante, en artículos futuros verificaremos que el inventario de ciclo también cumple un rol en la generación de nivel de servicio a los clientes.

COSTOS INVOLUCRADOS EN LA GESTION DE INVENTARIOS

El costo de ordenamiento ha sido históricamente considerado en los modelos que intentan optimizar la gestión de inventario. Este es uno de los dos costos relevantes en el tradicional modelo de lote económico propuesto en el año 1913. En el pasado se podía asociar a cada orden de reabastecimiento un procedimiento que incluía Llamados telefónicos al extranjero, faxes y papelería.  Estos costos eran claramente independientes de la cantidad ordenada. Esta es la raz6n por la que típicamente se les consideraba como costos fijos de ordenamiento, asociados con la orden misma y no con la cantidad comprada. No obstante, el comercio electrónico ha reducido estos costos considerablemente, pero aun podemos considerar que la recepción, inspección y manejo de los productos que se adquieren son componentes del costo de ordenamiento. Este costo de ordenamiento es el que induce la generación del inventario de ciclo antes mencionado. El costo de transporte es otro elemento de costo que interviene en las decisiones relativas a gestión de inventarios.

Para entender su incidencia baste considerar el caso de un producto suministrado por un proveedor extranjero que puede enviarlo vía aérea o marítima. El costo de flete marítimo es significativamente más bajo que el flete aéreo. Sin embargo, dado el menor lead time y consecuentemente el menor inventario, será conveniente evaluar cual será la mejor opci6n de transporte considerando los costos de transporte e inventario.

Otra situación en la que se verifica la incidencia de los costos de transporte es el caso de un sistema de Distribución a bodegas o locales de venta regionales. Al determinar la frecuencia de visita a cada local, probablemente resultará más apropiado re abastecer menos frecuentemente las bodegas más alejadas del Centro de Distribución, porque esto permitirá utilizar vehículos de mayor capacidad. Si bien esto generara un mayor inventario de ciclo, por otra parte, permitirá obtener ahorros en el costo de transporte, dado el menor costo que tiene la tonelada—kilómetro en un camión de mayor capacidad.

El costo unitario de adquisición normalmente no es utilizado por los modelos tradicionales de

El costo de mantención de inventario incluye diferentes componentes. Siempre que se paga por productos que deben permanecer en las bodegas por un tiempo, se incurre en un costo de oportunidad por el capital invertido en inventario, el que podría haberse invertido en algún otro proyecto rentable. Adicionalmente al aspecto financiero, más inventario implica mayores costos de seguros, espacio físico, mermas, climatización de la bodega, etc.

Costo de stock out. Se enfrenta una situación de stock out cuando no se dispone de suficiente cantidad de stock para satisfacer la demanda de algún cliente. El costo asociado a este cliente insatisfecho dependerá de su comportamiento. ¿EI cliente esperará o recurrirá a otro proveedor? Suponiendo que le cliente es impaciente y ocurre el segundo caso, ¿se perderá una venta o tan bien se perderá al cliente? Es difícil saber y probablemente nunca se sabrá porque en algunos casos el cliente comprara un producto sustituto sin decirle a nadie. En el caso de empresas de retail podría pensarse que los clientes no están dispuestos a esperar y en consecuencia se podría estimar el costo de stock out en función de la contribución perdida, más una estimación del beneficio financiero que las cadenas de tiendas obtienen por la venta a crédito.

Cualquiera sea el caso, es necesario planificar y controlar el nivel de servicio a los clientes, balanceándolo adecuadamente con los otros costos relevantes. En el próximo artículo de esta serie, continuaremos aclarando conceptos relativos a estrategias de gestión de inventarios, específicamente los enfoques Pull y Push