Centros de Control y Técnicas de Control Administrativo
Centros de Control más Importantes
Centros de Utilidades
Pueden organizarse según un producto, área funcional, fábrica o división a cargo de un gerente responsable de sus resultados, ingresos, costos y rentabilidad.
Centros de Ingresos
Se enfatizan los ingresos y se orientan al mercado. Por ejemplo, el departamento de ventas puede tomar decisiones sobre precios y volúmenes de ventas al analizar los ingresos de cada línea de producto.
Centros de Costos
El objetivo es llevar los costos a los niveles más bajos posibles. Este caso es típico del área de administración y finanzas o del departamento contable.
Centros de Inversiones
El análisis se centra en la magnitud de los activos que emplea la organización.
La Observación Personal
A pesar del avance tecnológico, la observación directa y personal sigue siendo una forma principal de control. La presencia del administrador, su experiencia y capacidad para detectar anomalías permiten desarrollar una percepción general útil para anticipar problemas futuros. Sin embargo, al basarse en intuiciones y criterios subjetivos, este método no proporciona seguridad ni precisión científica, lo que puede ser peligroso si es el único método de control.
Los Controles Cruzados
Es una técnica de control que se centra en el argumento de que las personas no deben controlar sus propios resultados o ser las únicas que lo hagan. Se diseñan procedimientos y sistemas que obligan a las personas a controlar las tareas de otras y viceversa. Esto elimina fraudes e ineficiencias.
El Control de Inventarios
Existen técnicas basadas en la estadística que permiten programar decisiones sobre el tratamiento de inventarios. El objetivo es el manejo eficiente de las mercaderías a partir de información completa sobre los costos de inventarios. Estas herramientas implican determinar cuestiones como el lote óptimo, stock mínimo, stock de seguridad, punto de quiebre y de repedido.
Desarrolle Características y Diferencias entre Presupuestos Variables y Presupuesto Base Cero
Presupuestos Variables
Varían según los niveles de ventas o producción, lo que permite un seguimiento más realista y detallado de la estructura de costos y gastos. Al modificarse las ventas, algunos montos crecen (costos variables) y otros se mantienen iguales (costos fijos).
Presupuesto Base Cero
Consiste en separar las actividades clave del presupuesto y recalcular cada una desde cero. Este procedimiento asegura que se revisen todos los ítems, obligando a un replanteo sobre su importancia y magnitud para el período a presupuestar.
Requisitos de Control
Los Controles deben hacerse a Medida de Planes y Puestos
Las naturalezas disímiles de los cargos y sus decisiones asociadas requieren mecanismos de control distintos y acordes a la actividad y al puesto.
Los Controles deben Señalar Excepciones
Deben concentrar la atención del administrador en los puntos en que no se cumple con lo planeado, en concordancia con un criterio de eficiencia pura.
Los Controles deben ser Objetivos
Deben estar preparados para clausurar el componente subjetivo lo máximo posible, especialmente al medir el desempeño.
Los Controles deben ser Flexibles
Es necesaria cierta versatilidad en los mecanismos de control para que sigan siendo útiles y aplicables ante imprevistos.
Los Controles deben Ajustarse a la Cultura
Los mecanismos de control deben ser acordes al clima interno de la organización, sus valores y forma de trabajo.
Los Controles deben ser Económicos
Deben costar menos de lo que generaría la falta de ese control y contribuir a la rentabilidad.
Los Controles deben Conducir a Acciones Correctivas
Deben estar diseñados para brindar información sobre el desvío y la responsabilidad correspondiente.
Prerrequisitos Básicos para que un Sistema de Control Funcione
Los controles requieren planes y una estructura clara de organización.
El Proceso Básico de Control
Consta de tres etapas:
Establecimiento de Estándares
Criterios de desempeño que sirven como medida de referencia para cuantificar el grado de cumplimiento de un plan.
Medición del Desempeño
Se utilizan los estándares como referencia para contrastarlos con el desempeño real, lo que arroja desviaciones.
Corrección de Desviaciones
Se emprenden acciones correctivas para sustentar el cumplimiento del plan. La información sirve como retroalimentación para la reelaboración de los estándares.
El proceso de control es un ciclo ininterrumpible de retroalimentación que busca la perfección del proceso administrativo. El espíritu es anticipar, por lo que las empresas desarrollan técnicas y métodos basados en información en tiempo real y el instinto de los administradores para evaluar y anticipar desviaciones.