Administración General y Contabilidad en la Dirección Comercial

**TEMA 24 Segunda parte DIRECCIÓN COMERCIAL**

**24.3.- ADMINISTRACIÓN GENERAL**

Se encarga de los temas puramente administrativos de la empresa, como pueden ser: la contabilidad, la facturación, la auditoría, el control de facturas, de tesorería y bancos, de impuestos, seguros, etc. Todo ello se realizará a través de unos órganos inferiores, dependientes linealmente de ella, considerando los siguientes: Contabilidad General, Comunicación y Normativa Legal.

**24.3.1- LA CONTABILIDAD GENERAL**

**24.3.1.1.- La Contabilidad**

Es un servicio, de la mayor importancia, a la cual llegará, por sus cauces adecuados, toda aquella documentación que pueda tener algún reflejo de orden contable y que aporta la importantísima información necesaria para el funcionamiento financiero de la empresa.

**24.3.1.2.- Control de Facturas**

Veremos separadamente el control de facturas recibidas y emitidas.

**A) Control de Facturas Recibidas**

Es imprescindible que toda empresa lleve un adecuado control de facturas, cuestión que se acentúa cuando hablamos de la empresa constructora, dada la influencia directa que estas facturas tienen sobre los costos, para ello se ha elaborado un sistema que 5 se incorporará a la factura en el momento de su recepción en la que cada una de las partes con responsabilidad sobre la misma irán cumplimentando los datos que la vinculen y firmando, en su caso, el conforme con los mismos.

Es importante tener en cuenta que dados los avances tecnológicos existentes en la actualidad, gran parte de las funciones de cada fase se realizan habitualmente por medios telemáticos y dejan la utilización de éste sello obsoleto. Siendo conscientes de ello, hemos podido observar como la utilización de estos medios tan avanzados hacen, que en ocasiones, nuestros técnicos hagan su función de forma automática sin saber realmente el trabajo que ese medio técnologico ha realizado y que al fin y al cabo es responsibilidad suya. Y es por tanto, el motivo de seguir incorporando el sello el que los fúturos profesionales sepan realmente en que consiste el trabajo a realizar independientemente de los medio utilizados.

PROVEEDOR ………………………………. FECHA ……………………………………………………………… OBRA ………………………………………….. Nº FACTURA …………………………………………………….. IMPORTE € ………………………………… F. PAGO ……………. L P C M . Nº L/P/C …………………………………………………………….. BCO PAGADOR ………………………………………………… VENCIMIENTO ………………………………………………… DTO ENTRADA SEC. COMPRAS SEC. OBRA SEC. PAGOS CONTABILIDAD Fase 1ª Conforme Fase 2ª Conforme Fase 3ª Conforme Fase 4ª Conforme Fase 5ª Conforme 6

**A.1. FASES DEL CONTROL DE FACTURAS RECIBIDAS**

FASE 1.- Comenzaremos, una vez recibida la factura, por numerarla de forma correlativa, lo que además de facilitarnos el control de las mismas, nos servirá para cumplir la obligación legal de numerarlas y archivarlas correlativamente. Una vez recibida y numerada la factura se deberá observar si cumple, la misma, todas las obligaciones legales (Real Decreto 2028 / 1985 de 30 de Octubre, en su art. 157). A continuación la persona responsable de recibir la factura, deberá rellenar, la parte correspondiente referida a los datos del proveedor, así como la fecha y el importe. No debemos olvidar nunca que en el caso que la empresa realice más de una obra simultáneamente, deberá citarse a qué obra pertenece dicha factura. Una vez citados todos estos datos

, la persona responsable deberá firmar el conforme y pasarlo a la fase siguiente.

FASE 2.- Esta fase consistirá en determinar si las partidas que se citan en la factura se corresponden con lo efectivamente pedido por la empresa, en cuanto a cantidad, calidad, precio, etc, siendo la persona encargada de ello lógicamente el responsable de la sección de Pedidos y Compras perteneciente a la Dirección Técnica, que dará el visto bueno firmando el conforme en el caso de cumplirse todos los condicionantes o bien devolver dicha factura por incumplimiento de alguna de las condiciones.

FASE 3.- La comprobación de facturas, realizada en la 1ª y 2ª Fase, puede ser claramente insuficiente, la práctica ha demostrado que bien consciente o inconscientemente llegan facturas desplazadas en el tiempo, correspondientes a materiales o trabajos ya facturados; así mismo, se nos incluyen en facturas materiales o servicios ya incluidos en obras anteriores, por lo cual es imprescindible llevar un buen sistema de control de facturas, que normalmente dependerá del responsable de la obra, que será el encargado de determinar si el contenido de esa factura es válido o no, y compararlo con 7 los albaranes que ha ido recibiendo. Suponiendo que todos los datos sean verdaderos, el responsable podrá firmar el conforme en la parte correspondiente y pasar a la fase siguiente. Si por el contrario, se detecta algún fallo, inmediatamente se paralizará el proceso, devolviendo la factura al proveedor y lógicamente no firmando el conforme.

FASE 4.- Una vez cumplidos los trámites de las fases anteriores ha llegado el momento de efectuar el pago de dicha factura, por lo que la misma, vuelve de nuevo a la dirección comercial, y atendiendo a los acuerdos realizados con los proveedores en cuanto a su forma de pago, se establecerá la misma. Determinada está no tendrá más que marcar con una cruz el apartado correspondiente a cheque, letra o efectivo, y en el caso de alguno de los dos primeros supuestos, se deberá citar en su apartado correspondiente el vencimiento y el banco pagador (domiciliación bancaria). Lógicamente y para fijar el dato anterior se debería disponer de una información exhaustiva que nos suministrara la Tesorería (11313) en cuestiones tales como : saldos bancarios, saldos en caja, situaciones de las líneas de descuento, volumen de vencimiento diario, etc., para así disponer de los medios suficientes para hacer frente a las distintas obligaciones de la empresa. Y una vez conocida toda esta información se podrá realizar el pago, citando los datos de la letra o del cheque y especificando claramente el banco de domiciliación de dicho pago.

FASE 5.- Cumplidas todas y cada una de las fases anteriores, ya solamente nos queda pasar la factura para su contabilización y archivo correspondiente.

**A.2. CONTROL DE VENCIMIENTOS DE FACTURAS RECIBIDAS**

Una vez recibidas las facturas y habiendo cumplido con las cinco fases explicadas, el importe de las facturas tiene como consecuencia una serie de cuestiones de tipo económico-financiero de extraordinaria importancia en el mundo de la empresa constructora, nos estamos refiriendo al control de vencimientos. 8 Es posible que todas o parte de las facturas que recibimos hayan sido pagadas mediante letras de cambio o pagares, en las cuales se ha debido citar un vencimiento; de la misma manera, estos efectos por regla general se pagaran a través de un banco que en la 4ª Fase de nuestro sello denominábamos»domiciliación bancari». Por lo que, y como consecuencia de lo anterior, nos encontramos que en diferentes fechas futuras tendremos la obligación de pagar una cantidad de dinero a través de distintos bancos, siendo imprescindible tener la suficiente información, tanto en cuantía como en localización para que estos efectos sean debidamente pagados. Un mal control l de vencimientos puede acarrear graves problemas y situaciones fuertemente comprometidas para la empresa. Por lo tanto, es necesario darle la importancia que verdaderamente tiene, es vital adoptar un sistema mediante el cual sepamos en pocos segundos los vencimientos u obligaciones económicas que la empresa tiene en un período de tiempo determinado, para así adoptar las medidas necesarias y poder hacer frente a dichos pagos.

B) Control de Facturas Emitidas (Certificaciones)

Hasta ahora, hemos visto las formulas

a seguir con las facturas emitidas por nuestros proveedores, siendo el momento de ver su contrapartida, o sea, los cobros que se realizarán mediante la emisión por nuestra parte de una serie de facturas (que derivan de las correspondientes certificaciones). Estas certificaciones son periódicas, normalmente, según lo especificado en contrato y no son otra cosa que la valoración económica de los trabajos realizados por la empresa en un período de tiempo, según contrato. Es la dirección técnica la encargada de realizar dichas certificaciones que deberán ser firmadas, aparte

de por la empresa constructora, por el arquitecto director de las obras y arquitecto técnico (dirección facultativa), así como por la propiedad. La existencia de estas firmas es obligatoria para considerar totalmente de acuerdo dicha certificación. En las facturas emitidas por parte de la constructora, las obligaciones legales que ésta deba cumplir serán las mismas que las que en su momento obligaban a nuestros proveedores. Por lo tanto, podemos observar como además de la importancia que dimos al control de vencimientos, no tiene menos el control de los ingresos de la empresa, puesto que se supone que conocemos de apartados anteriores la cantidad de obligaciones económicas que la empresa tiene diariamente, por supuesto, para efectuar estos pagos necesitaremos de una 9 serie de ingresos que deberemos controlar y conocer de forma minuciosa tanto sean en metálico como en cheques, letras al cobro o al descuento.

B.1 CONTROL DE INGRESOS. De las diversas facturas que la empresa emita, posiblemente parte de ellas las cobremos mediante letras de cambio, con vencimiento y domiciliación en alguna entidad de crédito. Nosotros con dichos efectos podremos optar por dos situaciones:  Gestión de Cobro. Guardar los mismos en nuestra propiedad hasta su vencimiento y en dicha fecha dirigirnos personalmente a cada uno de los bancos para cobrar, cuestión que actualmente puede realizarse a través de los propios bancos con los que trabajemos, aportándoles dichos efectos en «gestión de cobro», para que sean ellos mismos los que se encarguen de cobrarlos en nuestro nombre el día de su vencimiento.  Descuento bancario y control de lineas de descuento. Esta segunda opción, consistente en llevar dichas letras al «descuento bancario», actuando de la siguiente manera: Una vez que la empresa tenga en su poder las letras de cobro de las facturas emitidas y optando por el hecho de conseguir el dinero de las mismas antes de su vencimiento, se podrá dirigir a una entidad financiera para que se las haga efectiva anticipadamente, mediante el cobro de su totalidad menos unas comisiones, siendo este banco el que se dirija a su vencimiento al cobro total de las mismas. Lógicamente, la entidad bancaria y sobre todo cuando se haga con cierta asiduidad, antes de descontar una letra, pedirá algún tipo de garantía aparte de investigar, debidamente, al librado de dichos efectos. Si la empresa de que tratamos normalmente una buena parte de sus ingresos son mediante letras de cambio y por lo general decide descontarlas, se suele hacer un convenio con una entidad de crédito, en base al cual, nos permiten descontar un volumen de letras que se ajuste a las necesidades de la empresa siempre dentro de las garantías que esta pueda dar, a este hecho lo denominamos Línea de Descuento. Por supuesto, el banco, antes de concedernos esta línea de descuento, suele solicitar como decíamos anteriormente una garantía por si se diera el caso extremo de devolución de dichas letras. De lo anterior podemos derivar el hecho de la necesidad de obtener un sistema a través del cual conozcamos en todo momento y de forma rápida los huecos que tenemos en las diferentes líneas de descuento para poder descontar de forma inmediata aquellos efectos que vayamos cobrando.