Control en la Gestión: Importancia, Proceso y Herramientas

1. ¿QUÉ ES EL CONTROL Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?

Proceso de medición, comparación y corrección del desempeño laboral. Todos los gerentes deberían controlar, evaluar las actividades que se realizan y comparar el desempeño real con el estándar deseado. Los controles efectivos garantizan que las tareas se completan logrando los objetivos. Ayuda a saber si se están alcanzando las metas, y de no ser así, la razón. Proporciona información y retroalimentación para que los gerentes se sientan cómodos al otorgar facultades de decisión a los empleados. Ayuda a proteger a la organización y sus recursos ante las amenazas del entorno. El control es el último paso del proceso de administración y representa el enlace crítico de vuelta a la planificación.

2. EL PROCESO DE CONTROL:

Proceso de tres pasos en el que se mide el desempeño real, se compara con un estándar y se toman acciones para corregir desviaciones.

Paso 1: Medición del desempeño real.
Paso 2: Comparación del desempeño real con el estándar.
Paso 3: Toma de acciones.

3. CONTROL PARA EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL.

Indicadores importantes del desempeño organizacional: efectividad de costes, tiempo de espera de los clientes, la satisfacción del cliente por el servicio, … los gerentes tienen la responsabilidad de administrar el desempeño organizacional.

DESEMPEÑO: Resultado final de una actividad.
DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL: Resultados acumulados de todas las actividades laborales dentro de la organización.

MEDIDAS DE DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Productividad organizacional: cantidad de bienes o servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese resultado.
Efectividad organizacional: medida de la idoneidad de las metas organizacionales y cómo de bien se están cumpliendo.
Clasificaciones de la industria y las compañías: Las clasificaciones se determinan por medidas específicas de desempeño que son diferentes en cada lista.

4. HERRAMIENTAS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL.

Los gerentes necesitan herramientas apropiadas para evaluar y medir el DO.

TIPOS DE CONTROL:

Control preventivo: Control antes de que comience la actividad.
Control concurrente: Control mientras se realiza la actividad, supervisión directa: gerente que está en el área laboral e interactúa directamente con los empleados.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN O A POSTERIORI: Control después de que la actividad se ha realizado.

CONTROLES FINANCIEROS

Todo negocio desea tener beneficios, para alcanzar esta meta se necesitan controles financieros:

Análisis de indicadores
- Liquidez: capacidad para cumplir con sus obligaciones
- Apalancamiento: examina el uso de la deuda para financiar sus activos y si es capaz de cubrir los pagos de intereses de la deuda
- Actividad: si se utilizan eficientemente los activos de la compañía
- Rentabilidad: si se utilizan de forma eficiente y eficaz los activos para generar ganancias.
PRESUPUESTOS: Son herramientas de planificación y control.
- PLANIFICACIÓN: indica qué actividades laborales son importantes y cuántos recursos deben asignarse
- CONTROL: proporcionan a los gerentes estándares para medir y comparar el consumo de recursos.
TABLERO DE CONTROL (Cuadro de mando integral): Se utiliza para controlar el desempeño organizacional desde más perspectivas no solo la financiera. Considera cuatro áreas que contribuyen al DO:
- Finanzas
- Clientes
- Procesos internos
- Recursos de personal/ innovación/crecimiento.
CONTROLES DE INFORMACIÓN: Son necesarios, los gerentes manejan los controles de información de dos maneras:
- como herramienta para ayudarles a controlar otras actividades organizacionales
- como áreas organizacionales que necesitan controlar.

¿CÓMO SE UTILIZA LA INFORMACIÓN EN EL CONTROL?

Los gerentes necesitan información correcta en el momento oportuno y en la cantidad exacta para evaluar y medir las actividades y el desempeño organizacional. Cuando un gerente mide el desempeño real necesita:

Información sobre lo que ocurre en su área
Información sobre los estándares para poder comparar el estándar/desempeño real
Información que le ayude a determinar si las desviaciones son aceptables
Información para desarrollar acciones correctivas.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN: Sistema utilizado para proveer regularmente a los gerentes con la información necesaria.

CONTROL DE LA INFORMACIÓN: Como la información es importante, los gerentes deben tener controles integrales y seguros para proteger la información, desde encriptación de datos a cortafuegos del sistema para respaldo de datos u otras técnicas.

BENCHMARKING:

Búsqueda de las mejores prácticas entre los competidores o no competidores que los lleva a un desempeño superior. Como herramienta para evaluar y medir el DO, el benchmarking se puede utilizar para identificar fallos específicos y áreas de mejora. Las mejores prácticas no solo se encuentran en el exterior, a veces están dentro de la organización y solo necesitan compartirse.

5. LA FUNCIÓN DE CONTROL EN LA ACTUALIDAD.

CÓMO AJUSTAR LOS CONTROLES PARA LAS DIFERENCIAS TRANSCULTURALES.

Las técnicas de control pueden ser diferentes en distintos países; medición y acciones correctivas. La distancia formaliza los controles, las organizaciones globales recurren a extensos informes. Existen diferencias entre países avanzados tecnológicamente y países menos avanzados. Restricciones sobre las acciones correctivas debido a la legislación de cada país.

DESAFÍOS EN EL LUGAR DE TRABAJO

Los centros de trabajo representan desafíos de control para los gerentes, privacidad del lugar de trabajo, el robo por los empleados y la violencia.

PRIVACIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO: Un empleador puede leer los mensajes de correo electrónico, intervenir el teléfono, vigilar el acceso a páginas de internet, …

ROBOS POR LOS EMPLEADOS: El 85% de los robos y fraudes lo comenten los empleados. Sustracción no autorizada de la propiedad de la compañía por parte de algún empleado para su uso personal  sustracciones de equipo, programas, material de oficina, …

¿QUÉ PUEDEN HACER LOS GERENTES?

El control preventivo, concurrente o de retroalimentación puede ser útil para identificar medidas para detener o reducir los robos.

Violencia en el lugar de trabajo: En una semana como media un empleado es asesinado por parte de compañeros de trabajo, un 25% son gravemente heridos; o el 58% de los gerentes reciben amenazas verbales de sus trabajadores. Factores: estrés, incertidumbre laboral, jornadas excesivas, gerentes poco comprometidos.

CONTROL DE LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES:

Muchos gerentes entienden la conexión entre empleados y clientes y la importancia de controlar las interacciones entre ellos. No existe un área mejor para observar la relación entre planificación y control que el servicio al cliente examinando si los clientes están satisfechos con el servicio.

¿QUÉ PUEDEN HACER LOS GERENTES PARA CONTROLAR LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES?

Crear relaciones duraderas y mutuamente benéficas entre la compañía, los empleados y los clientes.

GOBIERNO CORPORATIVO Sistema utilizado para gobernar una corporación para que los intereses de los dueños de la misma estén protegidos. Muchas otras compañías están envueltas en escándalos financieros,REFORMA DEL GOBIERNO CORPORATIVO : Rol de las juntas de dirección.- velar por la independencia entre la junta de dirección (velan por los intereses de los accionistas) y la gerencia (administran diariamente la organización) – Estados financieros : mayor divulgación y transparencia de la información financiera.